Güzellik merkezinde paket ve kalan seans takibi

01

Seans sayısı ile para hesabını ayrı tutun

Bu yazıdaki tutarlar ve seans sayıları yalnız hesap örneğidir. Paket satışı tek bir toplam tutardan ibaret değildir. Müşteriye hangi hizmetten kaç hak verildiği, bu hakların geçerliliği ve alınan ödeme ayrı bilgilerdir. “Dört seansı kaldı” ile “borcu kalmadı” farklı cümlelerdir. Günlük kayıtta ikisini tek notta toplamak, başka bir çalışanın randevu verirken veya ödeme alırken yanlış yorum yapmasına yol açabilir.

Örnek olarak altı seanslık bir cilt bakımı paketi 6.000 TL’ye satılmış, 2.000 TL ödeme alınmış olsun. Para borcu 4.000 TL’dir. İki seans tamamlanmış ve bir sonraki randevu için bir seans ayrılmışsa dört hak henüz kullanılmamıştır; bunlardan biri rezervdedir, üçü yeni rezervasyon için uygundur.

02

Paketi hizmet adı ve hak sayısıyla hazırlayın

Paket hazırlarken “bakım paketi” gibi genel bir adın yanında hangi hizmetin kaç kez kullanılacağını açıkça belirtin. Aynı müşteriye farklı hizmet hakları satılıyorsa yalnız toplam seans sayısını değil, hizmet bazındaki kalan hakları inceleyin. Randevudaki hizmetin paketin kapsadığı hizmetle eşleştiğini kontrol edin.

Equry Salon’da hazır paket tanımı üzerinden müşteriye anlaşılan satış fiyatıyla paket verilir; ödemeler ayrıca kaydedilir. Hizmet hakları, kullanılan ve ayrılmış seanslar izlenir. Hizmet eşleşmesini ve geçerlilik tarihini kontrol edin. İptal ve gelmedi koşullarını müşteriye açıkça anlatın.

03

Randevuda uygun hakkı ayırın

Müşteri seçildikten sonra hizmetin paketten karşılanıp karşılanmayacağını belirleyin. Uygun paket hakkı seçildiğinde aynı hizmet için ikinci bir ücret oluşmaz. Randevu henüz yapılmadığı için ayrılmış hak ile kullanılmış hakkı birbirinden ayırın. İkinci randevuyu verirken rezervdeki hakları da hesaba katın.

Müşterinin farklı hizmetleri aynı randevuda bulunabilir. Yalnız paket kapsamındaki satırı pakete bağlayın; dışarıda kalan hizmetlerin kendi ücretleri vardır. Uzmanın hizmet yetkinliği, şube ve oda/cihaz uygunluğu da ayrıca kontrol edilir. Paket hakkıyla birlikte uzman ve cihaz takvimini de kontrol edin. Randevu tarihini değiştirirken hem hakkın geçerliliğini hem takvim uygunluğunu yeniden inceleyin.

04

Adisyondaki seansı yeni satış gibi kaydetmeyin

Randevusuz bir paket müşterisi geldiğinde mevcut müşteriyi adisyonda seçin ve uygun hizmet satırını paket hakkıyla karşılayın. Equry Salon’un adisyon modülü hizmet, ürün ve paket kapsamındaki seansı aynı işlemde tutabilir. Paketten karşılanan hizmetin fiyatı yeniden müşteriden istenmez; ek ürün satışı veya paket dışındaki hizmet ayrı satır olarak kalır.

Açık adisyonda paket hakkı ayrılır, adisyon kapatıldığında kullanılır. Açık paket satırı kaldırılırsa rezerv bırakılır. Gün sonunda açık adisyonların rezervlerini inceleyin. Uygun, ödenmemiş randevuyu Adisyona aktar işlemiyle taşıyın; böylece aynı iş tek kayıt üzerinden ilerler.

05

İptal, gelmedi ve iadeyi ayrı takip edin

İptal edilen randevunun ayrılmış seansı pakete geri döner. Gelmedi durumunun etkisi seçilen paket politikasına bağlıdır. Durum değişikliği öncesinde müşterinin hak kaydını ve ilgili politikayı kontrol edin.

Kapalı adisyondaki uygun paket hizmet satırının iadesinde tüketilmiş hakkın geri dönüşü izlenebilir. Paket satışının para iadesi akışı ise henüz bulunmaz; hizmet hakkının geri dönmesiyle paket bedelinin iadesini ayrı değerlendirin.

06

Her gün birkaç paket kaydını birlikte okuyun

Günün başında gelecek müşterilerin uygun haklarını ve ayrılmış seanslarını kontrol edin. Gün sonunda gerçekleşen işlemlerin tamamlandığını, açık adisyonların neden açık kaldığını ve alınan ödemelerin doğru müşteriye bağlandığını inceleyin. Eksik ödeme, kullanılmamış hak ve iptali ayrı kayıtlarla açıklayın.

Personel primi de paket satış bedelinin otomatik bölünmesiyle oluşmaz. Paketten karşılanan hizmet satırı sıfır tutarlı olduğundan yüzde kuralı tek başına prim üretmez; açık seans başı prim tutarı gerekiyorsa ayrıca tanımlanır. Böylece paket hakkı, müşterinin para borcu ve çalışanın prim kaydı üç ayrı hesap olarak okunur. Denemede bu üç kaydı küçük bir örnek müşteri üzerinden birlikte inceleyin.

• Doğru müşteri ve paket hizmeti seçili mi?
• Kullanılmış, ayrılmış ve kullanılabilir hakları ayırdınız mı?
• Geçerlilik ve gelmedi politikasını kontrol ettiniz mi?
• Alınan ödeme ve kalan borç ayrı görünüyor mu?
• Paket satışı iadesi ile hizmet satırı iadesini ayırdınız mı?