ONAM FORMU
Güzellik merkezinde onam formu nasıl alınır?
Kısa cevap
Onam formu, müşterinin işlem öncesinde bilgilendirildiğini ve işlemi kabul ettiğini gösteren yazılı kayıttır. Formu işletmeniz kendi metniyle hazırlar; müşteri salonda tablette veya kendisine gönderilen bağlantıdan imzalar. Metin değiştiğinde müşteriden yeni sürüm için tekrar onam alınır.
01
Onam formu ne işe yarar?
Bu yazıdaki işlem adları ve cümleler yalnız düzeni anlatan örneklerdir; form metnini işletmeniz kendi hizmetlerine göre yazmalıdır. Onam formu, müşterinin işlemin nasıl yapılacağını ve olası sonuçlarını öğrendiğini kayıt altına alır.
Kâğıt formlar klasörlerde kaybolur, hangi müşterinin hangi formu ne zaman imzaladığı aranınca bulunmaz. Dijital onam ise müşteri kartına bağlı durur ve randevu açıldığında eksikse ekranda uyarı verir.
02
Formu hizmete göre hazırlayın
Her işlem türü için ayrı bir form oluşturun: cilt bakımı, kalıcı makyaj, kirpik lifting gibi. Formda işlemin kısa tanımı, müşterinin dikkat etmesi gerekenler ve işlem sonrası öneriler yer alsın.
Formu ilgili hizmetlere bağlayın. Böylece o hizmetten randevu verildiğinde program, müşterinin bu formu henüz imzalamadığını hatırlatır ve resepsiyon unutmaz.
03
Tablette veya bağlantıyla imza
Müşteri salondaysa formu tablette açıp okumasını ve parmağıyla imzalamasını isteyin. İmza, tarih ve formun sürümü müşteri kartına kaydedilir.
Müşteri randevudan önce okumak isterse ona kişiye özel bir imza bağlantısı gönderin. Müşteri formu kendi telefonunda okur, imzalar ve salona geldiğinde vakit kaybı olmaz.
04
Metin değişince yeniden alın
Form metnini güncellediğinizde yeni bir sürüm oluşur. Eski sürümü imzalamış müşteriler için program, bir sonraki randevuda yeni sürümün imzalanmasını ister.
Bu düzen sayesinde her müşterinin hangi metni kabul ettiği belli olur. Eski imzalar silinmez; geçmişte hangi sürümün geçerli olduğu her zaman görülebilir.
05
Resepsiyon için günlük düzen
Sabah günün randevularına bakın ve onam formu eksik olanları belirleyin. Bu müşterilere önceden bağlantı göndermek, işlem saatinde beklemeyi önler.
Formu imzalamayan müşteriye işlemi başlatmadan önce nedenini sorun. Bilgilendirme eksikse uzmanınız soruları yanıtlasın; müşteri hazır olduğunda imzayı alın.
- Her işlem türü için ayrı form hazırladım
- Formları ilgili hizmetlere bağladım
- Tablette imza almayı denedim
- Randevu öncesi bağlantı gönderiyorum
- Metin değişince yeni sürüm aldırıyorum
06
Kayıtları düzenli tutmak
Onam kayıtlarına yalnız yetkili kişilerin erişmesi önemlidir. Programda personel yetkilerini ayarlayarak formları kimin görebileceğini belirleyin.
Müşteri kartında imzalı formların listesi, tarihleri ve sürümleri durur. Bir soru geldiğinde aramak için klasör karıştırmak yerine kartı açmanız yeterlidir.
07
Örnek: ilk cilt bakımı randevusu
Yeni bir müşteri cilt bakımı için randevu alıyor. Hizmete bağlı onam formu olduğu için randevu açıldığında “onam eksik” uyarısı çıkıyor. Resepsiyon randevudan bir gün önce müşteriye imza bağlantısını gönderiyor; müşteri formu akşam evde okuyup imzalıyor.
Müşteri salona geldiğinde uzman kartı açıyor ve imzalı formu görüyor; işlem vakit kaybetmeden başlıyor. Birkaç ay sonra form metni güncellenince müşterinin bir sonraki randevusunda yeni sürümü imzalaması isteniyor. Eski imza geçmişte duruyor, yenisi kartın en üstünde görünüyor.
SSS
Sık sorulan sorular
Onam formu her ziyarette yeniden mi imzalanır?
Hayır. Müşteri bir formun bir sürümünü bir kez imzalar. Form metni değişmedikçe aynı işlem için tekrar imza gerekmez. Metni güncellediğinizde program, müşterinin yeni sürümü imzalamasını ister.
Form metnini kim yazar?
Form metnini işletmeniz kendi hizmetlerine ve uygulama düzenine göre yazar. Program yalnız metni saklar, müşteriye gösterir ve imzayı kaydeder. Metni hazırlarken uzmanlarınızın görüşünü almanız yararlı olur.
Müşteri formu imzalamak istemezse ne olur?
Önce nedenini sorun; çoğu zaman bir konunun açıklanması yeterlidir. Uzmanınız soruları yanıtladıktan sonra müşteri hazır olduğunda imzayı alın. İşlemi başlatma kararı işletmenizin kendi kuralına bağlıdır.
İmzalı formlara kim erişebilir?
Yetki ayarlarına göre belirlenir. Formları yalnız ilgili uzmanların ve yöneticinin görmesini sağlayabilirsiniz. Müşteri kartında hangi formun hangi tarihte imzalandığı görünür.
Kâğıt formlardan dijitale nasıl geçilir?
Kullandığınız formların metnini programa aktarın ve ilgili hizmetlere bağlayın. Yeni gelen müşterilerden dijital imza almaya başlayın. Eski kâğıt formları ayrıca saklamaya devam edebilirsiniz.
Bir müşteri birden fazla form imzalayabilir mi?
Evet. Farklı işlemler için farklı formlar imzalanır ve hepsi müşteri kartında tarihleriyle listelenir. Hangi formun hangi işleme ait olduğu her zaman görünür.
ÖRNEĞİ UYGULAMADA GÖRÜN