Salonda personel çalışma saati ve izin planı

01

Plan kâğıtta kalınca ne olur?

Bu yazıdaki isimler ve saatler yalnız anlatım için verilen örneklerdir. Duvardaki vardiya listesi ile randevu defteri ayrı yerlerde olunca resepsiyon, salı günü izinli olan Elif’e randevu yazabilir. Müşteri geldiğinde ya başka bir uzmana yönlendirilir ya da beklemek zorunda kalır.

Çalışma saatleri randevu programındaysa bu hata baştan önlenir: Elif’in izinli olduğu saat takvimde kapalı görünür ve kimse oraya kayıt açamaz.

02

Haftalık çalışma saatlerini girin

Equry’de her personelin kartında haftanın her günü için başlangıç ve bitiş saati girilir. Kapalı gün işaretlenir. Randevular personelin çalışma saatleri içinde verilir; online randevu sayfası da yalnız bu saatlerdeki boşlukları gösterir.

Haftalık saat bir kez girilir ve her hafta tekrar eder. Yalnız değişen günler için blok eklemeniz yeterlidir; her hafta yeni bir çizelge hazırlamanız gerekmez.

• Her personelin haftalık saatlerini girin
• Kapalı günleri işaretleyin
• Öğle molalarını blok olarak ekleyin
• İzinleri en az bir hafta önceden takvime yazın
• Online randevu sayfasını bir müşteri gözüyle kontrol edin

03

Mola, izin ve toplantı blokları

Tek seferlik değişiklikler için takvime blok eklenir: mola, izin veya toplantı. Blok o personelin zamanını bir randevu gibi kapatır. Resepsiyon, personelin kendisi veya online randevu sayfası o saate kayıt yapamaz.

Dolu bir saate blok konamaz. İzin vermek istediğiniz günde randevular varsa önce onları başka bir uzmana taşıyın ya da müşteriyle görüşüp erteleyin. Böylece izin yüzünden sahipsiz kalan bir randevu olmaz.

04

Kim neyi değiştirebilir?

Yetkiyi baştan belirleyin. İşletme sahibi, şube müdürü ve resepsiyon bütün personelin mola ve izin bloklarını ekleyebilir. Randevu ekleme yetkisi olan uzman yalnız kendi takvimine blok ekler; başkasının takvimini değiştiremez.

Plan değişikliklerini kimin yaptığının bilinmesi, “bu izni kim girdi” sorusunu da ortadan kaldırır.

05

Haftalık planı birkaç dakikada yapın

Her cuma bir sonraki haftanın takvimine bakın: izin talepleri, özel günler, yoğun saatler. Yoğun cumartesi için molaları kaydırın, sakin salı sabahı için eğitim veya toplantı bloğu koyun.

Takvimdeki doluluk oranı, hangi gün ek personele ihtiyaç olduğunu gösterir. Plan böylece tahmine değil, geçen haftaların gerçek yoğunluğuna dayanır.

06

Yoğun saatleri adil paylaştırın

Cumartesi ve akşam saatleri genellikle en çok kazandıran saatlerdir. Bu saatleri hep aynı kişilere vermek, diğer uzmanların primini ve motivasyonunu düşürür. Haftalık planı yaparken yoğun vardiyaları dönüşümlü dağıtın.

Takvimde her uzmanın haftalık doluluğu görüldüğü için kimin daha az randevu aldığı kolayca fark edilir. Telefonla gelen ve uzman tercihi olmayan yeni müşterileri sakin kalan uzmana yönlendirmek dengeyi kurar.

Plan değiştiğinde ekibe ayrıca haber vermeyi unutmayın. Takvim herkes için tek kaynak olsa da izin veya vardiya değişikliği, ilgili kişiye kısa bir mesajla söylendiğinde yanlış anlaşılma kalmaz. Özellikle bayram ve yılbaşı gibi yoğun dönemlerin planını birkaç hafta önceden takvime işleyin.

07

Örnek: bir haftanın planı

Dört uzmanlı bir kuaförde Elif salı izinli, Deniz pazartesi sabah eğitimde. Cuma günü resepsiyon Elif’in salı gününe tam günlük izin bloğu, Deniz’in pazartesi 10.00–12.00 arasına toplantı bloğu ekliyor. Elif’in salı günü iki randevusu olduğu için önce onları başka uzmanlara taşıyor.

Her uzmanın öğle molası 13.00–13.30 arasında, ama cumartesi molalar 14.00’e kaydırılıyor. Online randevu sayfası bu blokların hiçbirine kayıt açmıyor. Pazartesi sabahı herkes kendi haftasını takvimden görüyor; duvardaki çizelgeye gerek kalmıyor.