MESAJLAR
WhatsApp ile randevu hatırlatma nasıl yapılır?
Kısa cevap
WhatsApp ile randevu hatırlatmanın en pratik yolu, müşterinin adı, randevu günü, saati ve hizmetiyle kendiliğinden dolan hazır bir metni açıp gönder tuşuna basmaktır. Metni bir kez işletmenizin üslubuyla düzenlersiniz; her randevuda yalnız göndermek kalır.
01
Neden WhatsApp?
Bu yazıdaki mesaj metinleri yalnız örnektir; kendi üslubunuza göre değiştirin. Müşterilerin büyük kısmı WhatsApp mesajını SMS’ten daha hızlı okur ve yanıtlar. Hatırlatmaya cevap vermek de kolaydır: müşteri “geleceğim” ya da “saati değiştirebilir miyiz” diye yazar.
WhatsApp mesajını kendi işletme numaranızdan gönderdiğiniz için müşteri kiminle konuştuğunu bilir ve konuşma geçmişi telefonunuzda kalır.
02
Metni bir kez hazırlayın
Hatırlatma metninde müşterinin adı, randevu günü ve saati, hizmet ve işletmenizin adı olsun. Örneğin: “Merhaba Ayşe Hanım, yarın 14:30’daki saç boyama randevunuzu hatırlatırız.”
Programda metni bir kez düzenlersiniz; adı, tarihi ve hizmeti program her randevu için kendisi yazar. Böylece her mesaj kişiye özel olur ama siz her seferinde yazmazsınız.
03
Tek dokunuşla gönderin
Randevuyu açtığınızda “Hatırlat” düğmesine basın. WhatsApp, metin dolu şekilde müşterinin sohbetinde açılır; gönder tuşuna basmanız yeterlidir.
Sabahları ertesi günün randevularını sırayla açıp hatırlatma göndermek birkaç dakika sürer. Bu küçük alışkanlık gelmeyen müşteri sayısını belirgin şekilde azaltır.
04
Hatırlatma dışındaki mesajlar
Aynı yöntem başka durumlarda da işe yarar: randevu onayı, kalan seans hatırlatması, açık bakiye bilgisi, doğum günü kutlaması ya da uzun süredir gelmeyen müşteriye davet.
Her mesaj türünün kendi hazır metni vardır. Örneğin paket sahibine “Paketinizde 2 seans kaldı” mesajı, paketin yarıda kalmasını önler.
05
Kampanya mesajlarını ayırın
Randevu hatırlatması müşterinin kendi randevusuyla ilgili bir bilgilendirmedir. İndirim ve kampanya duyuruları ise ticari mesajdır ve müşterinin ayrıca izin vermesini gerektirir.
Bu yüzden hatırlatma ile kampanyayı aynı mesajda birleştirmeyin. Hatırlatmayı kısa ve yalnız randevuyla ilgili tutun.
- Hatırlatma metnini işletme üslubuyla düzenledim
- Metinde ad, gün, saat ve hizmet var
- Her sabah ertesi günü hatırlatıyorum
- Kalan seans mesajını kullanıyorum
- Kampanyayı hatırlatmayla birleştirmiyorum
06
Onay bağlantısıyla birlikte
Hatırlatma mesajına müşterinin tek dokunuşla onay verebileceği bir bağlantı ekleyebilirsiniz. Onaylayan müşteri takvimde onaylı görünür.
Akşam onay vermeyen birkaç müşteriyi aramak, hem boş saat riskini azaltır hem de müşteriye ilgi gösterdiğinizi hissettirir.
07
Örnek: sabah beş dakikası
Resepsiyon her sabah kahvesini alırken ertesi günün randevularını açıyor. Her randevuda “Hatırlat” düğmesine basıyor; WhatsApp metin dolu açılıyor, o da gönderiyor. On iki randevu için bu iş beş dakika sürüyor.
Gün içinde müşterilerin bir kısmı “geleceğim” diye cevap veriyor, biri saatini değiştirmek istiyor. Değişiklik hemen takvime işleniyor. Hatırlatma alışkanlığı oturduktan sonra salon, son dakika boş kalan saatlerin azaldığını fark ediyor.
SSS
Sık sorulan sorular
Mesajları otomatik göndermek mümkün mü?
Hazır mesaj yönteminde metin kendiliğinden dolar, gönder tuşuna siz basarsınız. Böylece mesaj kendi işletme numaranızdan gider ve müşteri cevabını doğrudan size yazar.
Mesaj metni nasıl kişiselleştirilir?
Metinde müşterinin adı, randevu günü, saati, hizmet ve işletme adı kendiliğinden doldurulur. Siz yalnız selamlama ve kapanış cümlesini işletmenizin üslubuna göre bir kez düzenlersiniz.
Hatırlatma ile kampanya aynı mesajda olabilir mi?
Olmamalı. Hatırlatma müşterinin randevusuyla ilgili bilgilendirmedir; kampanya ise ticari mesajdır ve ayrıca izin gerektirir. İkisini ayrı tutmak hem müşteriye hem işletmeye güven verir.
Müşterinin telefonu kayıtlı değilse ne olur?
Mesaj gönderilemez. Bu nedenle her yeni müşteride cep telefonunu almak ve doğru yazıldığını kontrol etmek önemlidir. Telefon numarası randevu, hatırlatma ve onay için temel bilgidir.
Hangi mesajlar en çok işe yarar?
Randevu hatırlatması, kalan seans bilgisi ve uzun süredir gelmeyen müşteriye davet en çok sonuç veren mesajlardır. Kısa, kişiye özel ve tek bir amacı olan mesajlar daha çok okunur.
Müşteri hatırlatmaya cevap vermezse ne yapılır?
Cevap vermeyen müşteri genelde mesajı görmüş ve randevusuna gelecektir. Önemli veya uzun randevularda randevu sabahı kısa bir telefon görüşmesi yapmak boş saat riskini daha da azaltır.
Mesaj metninde emoji kullanmalı mıyım?
Bu işletmenizin üslubuna bağlıdır. Kısa ve sıcak bir dil genelde iyi karşılanır. Önemli olan tarih, saat ve hizmet bilgisinin ilk satırda açıkça görünmesidir.
ÖRNEĞİ UYGULAMADA GÖRÜN